میزان صرفهجویی ممکن است به صدها هزار یا حتی میلیونها یورو برسد. در چنین شرایطی، هزینه خدمات مدیریت پروژه در مقایسه با ارزش خسارت جلوگیریشده، میتواند چندین برابر و در برخی پروژهها بسیار بیشتر بازگردد. البته میزان بازگشت سرمایه به عواملی مانند اندازه پروژه، پیچیدگی، سطح ریسک و کیفیت تصمیمهای مدیریتی بستگی دارد و نمیتوان برای همه پروژهها عدد ثابتی تعیین کرد. پیشگیری از یک مشکل، تقریباً همیشه بسیار کمهزینهتر از حل آن پس از وقوع است. مدیریت حرفهای پروژه، مشکلات را پیش از آنکه به بحران تبدیل شوند شناسایی میکند. بهجای پرداخت هزینه تأخیر، اختلاف، اتلاف منابع یا شکست پروژه، سازمان روی پیشگیری، کنترل و بهبود مستمر سرمایهگذاری میکند. این خدمات به سازمانها کمک میکند تا عملکرد خود را ارتقا دهند، از سرمایهگذاریهای خود محافظت کنند، ریسکها را کاهش دهند، سودآوری را افزایش دهند، اعتماد ذینفعان را تقویت کنند و برند خود را در سطح ملی و بینالمللی ارتقا بخشند.
نقش ما صرفاً نظارت بر روند اجرای پروژه نیست؛ مأموریت ما ایجاد یک نظام مدیریت یکپارچه است که بهصورت مستمر از سرمایهی شما در برابر هزینههای پنهان، ریسکهای غیرضروری و کاهش سودآوری محافظت کرده و همزمان فرصتهای جدیدی برای افزایش بهرهوری، بهبود عملکرد و رشد پایدار ایجاد کند. هر یک از این حوزهها از بخشی از سرمایهی شما محافظت میکند و در کنار یکدیگر، ساختاری مدیریتی ایجاد میکنند که همهی اجزای پروژه را در مسیر یک هدف مشترک قرار میدهد: حداکثرسازی ارزش و حداقلسازی ریسک. هر گزارش دقیق، زمینهساز یک تصمیم سرمایهگذاری هوشمندانهتر است. هر ارزیابی صحیح، بهرهوری سازمان را افزایش میدهد. هر ریسک شناساییشده، فرصتی برای جلوگیری از زیانهای آینده است. هر تصمیم درست در حوزهی خرید و تأمین، از منابع مالی سازمان محافظت میکند. هر افزایش در بهرهوری، سودآوری را تقویت میکند و هر کنترل کیفی موفق، اعتماد مشتریان را افزایش میدهد. همچنین، هر قرارداد حرفهای و هر فرایند مدیریتی منسجم، از میزان ریسکهای تجاری سازمان میکاهد. تنها جلوگیری از یک تأخیر مهم میتواند هفتهها بهرهوری پروژه را حفظ کند!
این خدمت انحصاری بهگونهای طراحی شده است که سازمانها، شرکتها و اشخاص حقیقی و حقوقی بتوانند بدون نیاز به ایجاد یک واحد دائمی مدیریت پروژه یا استخدام مدیر پروژهی تماموقت، از دانش، تجربه و استانداردهای بینالمللی مدیریت پروژه بهرهمند شوند و پروژههای خود را با هزینهای بسیار کمتر، سودآوری بیشتر و ریسک پایینتر به سرانجام برسانند. مدیریت حرفهای پروژه با ایجاد نظم، ساختار، مسئولیتپذیری و تصمیمگیری نظاممند، احتمال بروز چنین خطاهایی را به حداقل میرساند. بهجای آنکه مشکلات پس از وقوع برطرف شوند، از همان ابتدا از ایجاد آنها جلوگیری میشود. این رویکرد پیشگیرانه، سرمایهی کارفرما را حفظ کرده و عملکرد پروژه را به شکل چشمگیری بهبود میبخشد. برخلاف بسیاری از خدمات مشاوره که تنها یک مشکل خاص را بررسی میکنند، این خدمت مجموعهای کامل و یکپارچه از ابزارها و روشهای مدیریت پروژه را در اختیار کارفرما قرار میدهد. کارفرما میتواند بر اساس نیاز خود، تنها یک خدمت یا ترکیبی از خدمات مختلف را انتخاب کند؛ از جمله: هر سازمانی با مأموریتی مشخص تأسیس شده است. برخی بهدنبال افزایش سود هستند.
در قلب این خدمات، چرخه شناختهشده بینالمللی برنامهریزی–اجرا–ارزیابی–اقدام اصلاحی (Plan–Do–Check–Act یا PDCA) قرار دارد. برخلاف رویکردهایی که مدیریت را یک فعالیت مقطعی تلقی میکنند، چرخه PDCA با ایجاد فرآیند بهبود مستمر موجب ارتقای دائمی عملکرد پروژه میشود. این چرخه مستمر به سازمانها کمک میکند تا بهمرور زمان کارآمدتر شوند، بهجای آنکه همان اشتباهات پرهزینه را در پروژههای مختلف تکرار کنند. مدیران ارشد بهجای دریافت اطلاعات پراکنده، گزارشهای ساختاریافته و منسجم دریافت میکنند. شناسایی حرفهای ریسکها و پایش مستمر آنها به سازمانها این امکان را میدهد که پیش از تبدیل شدن مشکلات به بحران، برنامههای کاهش اثرات (Mitigation Plans) را تدوین و اجرا کنند. موفقیت پروژه زمانی تضمین میشود که نیروی انسانی، تجهیزات و مصالح در زمان مناسب و در محل مناسب در دسترس باشند. اجرای نظاممند فرآیندهای کنترل کیفیت (QC) و تضمین کیفیت (QA) موجب افزایش یکنواختی کیفیت، کاهش دوبارهکاری و افزایش رضایت کارفرما خواهد شد.
خواه ارزش پروژه ۲۰۰ هزار یورو باشد یا ۲ میلیون یورو، موفقیت هرگز تضمینشده نیست. در سراسر جهان، سازمانها بهطور مکرر با تأخیرهای پروژه، افزایش هزینهها، مشکلات کیفیت، اختلافات قراردادی، خرید/تدارکات ناکارآمد، ضعف ارتباطات، اتلاف منابع و ریسکهای عملیاتی مواجه میشوند. این موارد سودآوری را کاهش میدهند، اعتماد کارفرما را آسیب میزنند و برند سازمانی را تضعیف میکنند. این سرویس صرفاً به نظارت بر پروژه محدود نمیشود؛ بلکه یک نظام جامع مدیریت را شکل میدهد که تمامی جنبههای حیاتی تحویل پروژه را—از برنامهریزی استراتژیک تا پایان و تحویل نهایی—با استفاده از اصول شناختهشدهی بینالمللی مدیریت پروژه و بهکارگیری بهبود مستمر از طریق روش «برنامهریزی–اجرا–بررسی–اقدام» (PDCA) هماهنگ میکند. خدمات مدیریت پروژهی VIP بهطور مستمر عملکرد پروژه را پایش میکند، پیشرفت را ارزیابی میکند، مشکلات نوظهور را شناسایی میکند و راهکارهای عملی ارائه میدهد؛ راهکارهایی که با گزارشدهی حرفهای پشتیبانی میشوند. خروجی، عملکرد سازمانیِ قویتر است؛ از مدیریت اجرایی تا عملیات در محل اجرای پروژه!
تغییرات کنترلنشده یکی از مهمترین دلایل شکست پروژهها هستند. مشاوره حرفهای قراردادها این ریسکها را به شدت کاهش میدهد. این خدمات VIP امکان بهرهمندی از دانش و تجربه مدیران حرفهای را بدون نیاز به استخدام دائمی فراهم میکند. مدیریت حرفهای زمانبندی پروژه باعث میشود پروژهها سریعتر و منظمتر به پایان برسند. اتمام پروژه تنها یک ماه زودتر میتواند درآمدزایی یک کسبوکار را یک ماه جلو بیندازد. سازمانها با کسری از هزینه حقوق و مزایا، به سطح بالایی از دانش مدیریتی دسترسی پیدا میکنند. بسیاری از پروژهها به دلیل بیکار ماندن تجهیزات، متحمل ضرر میشوند. در برخی پروژهها بین ۵ تا ۲۰ درصد مصالح هدر میرود. تحلیل و مدیریت ذینفعان موجب بهبود ارتباطات و کاهش تعارضات میشود. ماهیت آنلاین و از راه دور این خدمات باعث میشود پروژهها در هر نقطه جهان قابل پشتیبانی باشند. شرکتهایی که از سیستمهای حرفهای مدیریت پروژه استفاده میکنند، معمولاً عملکرد بهتری نسبت به رقبا دارند. جلوگیری از خساراتی که گاهی چندین برابر هزینه خدمات هستند.
